Planowanie systemu zarządzania jakością w nowym roku jest naturalnym momentem „granicznym” dla większości organizacji. Z jednej strony to czas zamknięcia poprzedniego okresu poprzez podsumowanie wyników, ocenę efektywności i wyciągnięcie wniosków. Z drugiej strony to moment planowania i aktualizacji działań na kolejny okres – w tym przypadku na kolejny rok.
Z perspektywy systemu zarządzania jakością planowanie systemu zarządzania jakością na początku roku ma kluczowe znaczenie. Decyzje podejmowane w tym czasie wpływają nie tylko na wyniki audytów, lecz także na satysfakcję klienta, stabilność operacyjną oraz wyniki biznesowe w całym roku. Dlatego pytanie nie brzmi, czy planować działania SZJ, ale jak robić to świadomie i strategicznie.
Poniżej dzielę się perspektywą koordynatora SZJ – tym, na czym warto się skoncentrować przy planowaniu systemu zarządzania jakością na nowy rok. To nie są teoretyczne wymagania, tylko praktyczne dźwignie decydujące o tym, czy system wspiera organizację, czy jedynie istnieje na papierze.
Przegląd zarządzania
Na początku nowego roku przegląd zarządzania powinien być jednym z pierwszych rozważanych działań. Idealnie pełni podwójną rolę: formalnie zamyka poprzedni rok oraz otwiera nowy jako punkt wejścia do decyzji strategicznych. To właśnie wtedy najwyższe kierownictwo ocenia skuteczność SZJ i podejmuje decyzje, które bezpośrednio wpływają na nadchodzące miesiące.
Oczywiście nie każda organizacja realizuje przegląd zarządzania dokładnie na przełomie roku. Część firm planuje go w innych interwałach. Niezależnie od terminu, jego wyniki wpływają na priorytety, zasoby i kierunki działań. Jeśli decyzje kierownictwa nie są oparte na danych z systemu jakości, SZJ traci swoją wartość zarządczą.
Przeczytaj artykuł o przeglądzie zarządzania.
Cele jakościowe
Nowy rok to właściwy moment na ustanowienie lub aktualizację celów jakościowych. Cele powinny być spójne ze strategią organizacji, jednak sama zgodność nie wystarczy. Muszą być mierzalne, realistyczne i możliwe do zarządzania.
Częstym błędem jest traktowanie celów jako niezmiennych przez cały rok. W praktyce cele mogą, a czasem powinny, ewoluować – szczególnie wtedy, gdy okazują się zbyt ogólne lub oderwane od realiów operacyjnych. Co istotne, cele jakościowe nie powinny dotyczyć wyłącznie procesów. Równie ważne są cele na poziomie funkcji i różnych szczebli organizacji.
Przeczytaj artykuł SMART cele jakościowe
Mierniki i monitorowanie
Po zdefiniowaniu celów planowanie systemu zarządzania jakością musi zapewnić widoczność wyników. Oznacza to zdefiniowanie właściwych KPI oraz wdrożenie narzędzi monitorowania, które pokazują, jak skutecznie działa system.
Bez rzetelnych danych dyskusje zarządcze szybko stają się oparte na opiniach, a nie faktach. Monitorowanie nie służy wyłącznie raportowaniu. Jego rolą jest wspieranie decyzji, ustalanie priorytetów oraz zapobieganie problemom, zanim eskalują.
Przeczytaj artykuł Monitorowanie procesów – zarządzanie procesami przy użyciu mierników
Zarządzanie ryzykiem
Myślenie oparte na ryzyku jest integralną częścią nowoczesnych systemów zarządzania. Na początku roku wymaga jednak szczególnej uwagi. Zarządzanie ryzykiem powinno być weryfikowane nie tylko na poziomie procesów, lecz także całego systemu.
Nowi klienci, zmiany w łańcuchu dostaw, technologie czy struktura organizacyjna mogą generować nowe zagrożenia. Jednocześnie ryzyko nie jest wyłącznie negatywne. Szanse również powinny być identyfikowane i analizowane, ponieważ mogą wspierać rozwój, innowacje i przewagę konkurencyjną.
Przeczytaj artykuł Zarządzanie ryzykiem w organizacji – jak je zrozumieć?
Program szkoleń
Nowy rok oznacza nowych pracowników, zmienione procedury i nowe oczekiwania. Dlatego opracowanie spójnego programu szkoleń jest niezbędne. Obejmuje on onboarding, szkolenia związane ze zmianami oraz rozwój kompetencji obecnych pracowników.
Dobrym punktem wyjścia jest zawsze opis stanowiska pracy z jasno zdefiniowanymi wymaganymi kompetencjami. Na tej podstawie można budować indywidualne plany rozwoju. Bez takiej struktury szkolenia stają się reaktywne i niespójne.
Zapraszamy do zapoznania się z ofertą naszych szkoleń oraz pobrania naszych e-booków Kompetencje przyszłości w zarządzaniu jakością
Audyty wewnętrzne
Audyty wewnętrzne nie powinny być traktowane wyłącznie jako formalny wymóg. Odpowiednio zaplanowane na początku roku stają się skutecznym narzędziem doskonalenia.
Plan audytów powinien obejmować wszystkie procesy krytyczne, uwzględniać częstotliwość wynikającą z ryzyka oraz obejmować audyty systemu, procesów i wyrobów. W organizacjach motoryzacyjnych oznacza to również spełnienie wymagań dotyczących kompetencji auditorów i minimalnych ilości audytów.
Przeczytaj artykuł Audyt – nie szukaj niezgodności!
Zapraszamy także na nasze szkolenia z audytowania: IATF 16949, VDA 6.3, VDA 6.5, VDA 6.8, LPA, ISO 19011, ISO 27001 czy zaawansowane warsztaty dla audytorów.
Zarządzanie dostawcami
Planowanie systemu zarządzania jakością nie kończy się na granicach organizacji. Zarządzanie dostawcami ma kluczowe znaczenie dla stabilności całego systemu.
Nowy rok to dobry moment na weryfikację kryteriów oceny dostawców, analizę ich wyników oraz komunikację poziomu satysfakcji klienta. Planowanie audytów i działań rozwojowych wobec dostawców zmniejsza ryzyko problemów jakościowych w łańcuchu dostaw.
Zobacz naszą ekspercką serię video na YouTube dotycząca zarządzania dostawcami.
Dołącz na nasze szkolenie z zarządzania dostawcami.
Satysfakcja klienta
Satysfakcja klienta jest jednym z najsilniejszych wskaźników skuteczności SZJ. Na początku roku warto przeanalizować dane zarówno z wewnętrznych wskaźników (w tym wymaganych przez IATF 16949), jak i zewnętrznych źródeł, takich jak scorecards klientów.
Same dane nie wystarczą. Muszą zostać przełożone na konkretne działania doskonalące. Wówczas satysfakcja klienta staje się elementem planowania, a nie jedynie reakcją na problemy.
Przeczytaj artykuł Satysfakcja klienta – fundament systemu zarządzania jakością
Zapraszamy także na nasze szkolenia ze Specyficznych Wymagań Klientów, czyli CSR.
Ciągłe doskonalenie
Ciągłe doskonalenie nie zachodzi samoistnie. Kierownictwo musi świadomie tworzyć mechanizmy umożliwiające pracownikom zgłaszanie i wdrażanie usprawnień.
Regularne przeglądy inicjatyw doskonalących pomagają utrzymać tempo i odpowiedzialność. W efekcie organizacja staje się bardziej odporna, efektywna i zaangażowana.
Naucz się od ekspertów QualityWise®, jak rozwiązywać problemy klientów.
Plan awaryjny
Spośród dokumentów SZJ szczególną uwagę należy zwrócić na plan awaryjny. Dokument ten musi być weryfikowany i aktualizowany co najmniej raz w roku, zwłaszcza w organizacjach działających zgodnie z IATF 16949.
Równie ważna jak aktualizacja jest weryfikacja w praktyce. Symulacje i testy scenariuszy awaryjnych ujawniają słabości niewidoczne na papierze. Plan, który nie był testowany, nie chroni organizacji w sytuacji kryzysowej.
Chcesz dowiedzieć się więcej o wymaganiach dla planów awaryjnych? Zapraszamy na szkolenie z IATF 16949.
Jak QualityWise® wspiera organizacje na początku nowego roku
Planowanie działań SZJ na nowy rok często zyskuje na zewnętrznej perspektywie. Doświadczony partner pomaga zidentyfikować priorytety, zakwestionować założenia i przełożyć plany na realne działania.
QualityWise® wspiera organizacje poprzez konsultacje jakościowe, prowadzenie audytów: systemowe, procesowe i produktowe, szkolenia oraz długofalowe wsparcie doradcze.
Posłuchaj także naszego podcastu
Podsumowanie – nowy rok to decyzje, nie deklaracje
Nowy rok w systemie zarządzania jakością nie polega na aktualizacji dokumentów dla zgodności. Chodzi o świadome decyzje, które kształtują wyniki, zaufanie klientów i stabilność organizacji przez kolejne miesiące.
Gdy planowanie systemu zarządzania jakością jest prowadzone strategicznie, SZJ staje się narzędziem zarządzania, a nie obciążeniem administracyjnym. Pytanie pozostaje jedno: czy Twój system będzie w tym roku wspierał biznes, czy jedynie istniał obok niego?
Jeśli artykuł Cię zainteresował, zapisz się do newslettera!
Dziękuję za Twoją obecność.
Wszystkie treści zawarte na stronie qualitywise.pl są prywatną interpretacją ogólnie dostępnych informacji. Jakakolwiek zbieżność opisanych sytuacji z osobami, organizacjami, firmami jest przypadkowa. Treści przedstawione na stronie qualitywise.pl nie prezentują poglądów jakichkolwiek firm czy też instytucji.