Przegląd zarządzania jest – śmiało możemy to powiedzieć – najważniejszą czynnością w systemie zarządzania jakością (SZJ). Jest on niezbędny, ponieważ oferuje ustrukturyzowany sposób oceny skuteczności systemu, zapewnia zgodność ze strategicznymi celami i odkrywa możliwości doskonalenia. Poprzez ocenę danych i podejmowanie decyzji przegląd zarządzania pomaga organizacjom spełniać wymagania standardów i skutecznie dostosowywać się do zmian. Zarówno ISO 9001 jak i IATF 16949 podkreślają znaczenie tych przeglądów w osiąganiu zgodności, utrzymywaniu wydajności i zapewnianiu satysfakcji klienta. Jednak typowe błędy popełniane podczas tych przeglądów mogą podważyć ich cel. W tym artykule zwrócono uwagę na częste błędy, aby poprawić skuteczność przeglądu zarządzania.
Czym jest przegląd zarządzania?
Przegląd zarządzania to formalna ocena przeprowadzana przez kierownictwo organizacji w celu oceny skuteczności systemu zarządzania jakością. Przegląd ten koncentruje się na kluczowych czynnikach, takich jak m.in. satysfakcja klienta, wyniki procesów i zgodność z wymaganiami ISO 9001 i IATF 16949. Rozumiejąc znaczenie przeglądów zarządzania, organizacje mogą zwiększyć wydajność operacyjną i utrzymać spełnianie wymagań standardów jakości.
Przegląd zarządzania w ISO 9001 i IATF 16949
Ogólne wymagania w punkcie 9.3.1 normy ISO 9001:2015 mówią, że przeglądy zarządzania muszą oceniać system zarządzania jakością organizacji pod kątem jego przydatności, adekwatności, skuteczności i zgodności ze strategicznymi celami.
Przeglądy powinny być przeprowadzane w zaplanowanych odstępach czasu. Jednak w punkcie 9.3.1.1 IATF mówi: „Przegląd zarządzania powinien być przeprowadzany co najmniej raz w roku. Częstotliwość przeglądów zarządzania powinna być zwiększana w oparciu o ryzyko dla zgodności z wymaganiami klienta wynikające ze zmian wewnętrznych lub zewnętrznych mających wpływ na system zarządzania jakością i kwestie związane z wydajnością”.
ISO 9001:2015 i IATF 16949:2016 podają również pewną listę danych wejściowych i wyjściowych z przeglądu zarządzania.
Przegląd zarządzania – typowe błędy
1. Zaniedbanie danych wejściowych
Norma ISO 9001:2015, punkt 9.3.2 i IATF 16949:2016, punkt 9.3.2.1 jasno definiują dane wejściowe niezbędne do skutecznego przeglądu zarządzania. Zebraliśmy je w powyższej tabeli. Organizacje często nie gromadzą i nie prezentują tych danych w sposób kompleksowy, opierając się na nieaktualnych lub niekompletnych informacjach. Na przykład mogą wykorzystywać nie najnowsze oceny satysfakcji klientów lub pomijać ustalenia audytu z ostatnich miesięcy.
2. Zaniedbywanie znaczenia satysfakcji klientów
Zadowolenie klienta jest kamieniem węgielnym zarówno normy ISO 9001, jak i IATF 16949. Standardy te podkreślają, że organizacje muszą nie tylko spełniać, ale i przekraczać oczekiwania klientów poprzez ciągłe doskonalenie. ISO 9001:2015, punkt 9.1.2 i IATF 16949:2016, punkt 9.1.2.1 wymagają analizy satysfakcji klientów otrzymanych z różnych źródeł, tj. kart wyników, skarg i trendów satysfakcji w oparciu o wewnętrzny monitoring. Niektóre organizacje traktują zadowolenie klientów jako drugorzędne lub nie analizują powtarzających się problemów, co może prowadzić do ciągłego niezadowolenia.
Pamiętaj, aby podczas przeglądów zarządzania przeznaczyć czas na dokładną ocenę danych dotyczących satysfakcji klienta. W motoryzacji jest to krytyczne dla przeprowadzenia audytu trzeciej strony.
3. Bagatelizowanie ryzyk i szans
Możliwość identyfikowania i zajmowania się ryzykami i szansami jest krytycznym wymogiem norm ISO 9001:2015 i IATF 16949:2016. Postanowienia te zapewniają, że SZJ pozostaje skuteczny i zgodny z celami organizacji. Wiele organizacji koncentruje się na bieżących problemach, nie biorąc pod uwagę długoterminowych ryzyk ani potencjalnych możliwości rozwoju. To reaktywne podejście ogranicza strategiczną wartość przeglądów kierownictwa. Zarządzanie ryzykami i szansami powinno być proaktywne.
4. Niewystarczająca ocena skuteczności SZJ
Przeglądy zarządzania są kluczową okazją do oceny, czy system zarządzania jakością osiąga zamierzone rezultaty. ISO 9001:2015, punkt 9.3.2 i IATF 16949:2016, punkt 9.3.2.1 nakazują organizacjom ocenę skuteczności SZJ podczas tych przeglądów.
Organizacja nie może zakładać, że procesy są skuteczne bez analizowania mierzalnych rezultatów! Nie zapomnij śledzić, czy przeszłe działania naprawcze rozwiązały zidentyfikowane problemy.
5. Zaniedbywanie adekwatności zasobów
Skuteczne zarządzanie zasobami, zgodnie z opisem w ISO 9001:2015, punkt 7.1, jest podstawą osiągania celów jakościowych. Obejmuje to zapewnienie odpowiedniego personelu, infrastruktury i zasobów technologicznych.
Organizacje często nie sprawdzają, czy ich obecne zasoby są wystarczające, co prowadzi do wypalenia zawodowego pracowników, przestarzałego sprzętu lub braku szkoleń. Wielokrotnie podczas audytu organizacji zauważałam, że każdy pojedynczy proces zmaga się z brakiem zasobów, ale w raporcie z przeglądu zarządzania nie wspomniano o tym ani słowa!
Podczas przeglądu zarządzania oceń kompleksowo adekwatność zasobów. Zidentyfikuj obszary, w których inwestycje w technologię lub infrastrukturę są potrzebne do wsparcia celów operacyjnych… To samo dotyczy liczby pracowników…
6. Przeprowadzanie przeglądów zbyt rzadko
Norma ISO 9001:2015, punkt 9.3.1, wymaga, aby przeglądy zarządzania były przeprowadzane w zaplanowanych odstępach czasu. Częstotliwość powinna odzwierciedlać złożoność organizacji i dynamikę jej środowiska operacyjnego. Tez pamiętaj, co IATF 16949 mówi o odstępach czasu. Jak już napisano powyżej w tym artykule „Przegląd zarządzania powinien być przeprowadzany co najmniej raz w roku”. A czy pamiętasz, co powiedziano o zmianie tej częstotliwości? Przeglądy są albo planowane zbyt rzadko, albo przeprowadzane jako formalność, co skutkuje powierzchownymi ocenami i opóźnionymi reakcjami na krytyczne kwestie.
Dostosuj częstotliwość przeglądu do cykli biznesowych i priorytetów strategicznych. Na przykład branże o dużej zmienności mogą skorzystać z kwartalnych przeglądów, podczas gdy roczne przeglądy mogą wystarczyć do stabilnych operacji. Upewnij się, że przeglądy są ustrukturyzowane, z przygotowanymi harmonogramami i wykonalnymi działaniami.
Posłuchaj naszego podcastu
Podsumujmy: dlaczego skuteczny przegląd zarządzania ma znaczenie
Przegląd zarządzania jest mechanizmem systemowym zapewniającym skuteczność i ciągłe doskonalenie SZJ. Unikanie typowych błędów może przekształcić przegląd z rutynowych spotkań w strategiczne możliwości rozwoju. Przestrzegając wymagań ISO 9001 i IATF 16949 oraz przyjmując proaktywne podejście oparte na danych, organizacje mogą zoptymalizować swój przegląd zarządzania w celu zwiększenia wydajności, spełnienia oczekiwań klientów i osiągnięcia strategicznego kierunku w celu osiągnięcia celów biznesowych.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Zapraszamy na szkolenie IATF 16949:2016 wraz z ISO 9001:2015 organizowane przez Qualitywise, gdzie w szczegółach poznasz wszystkie wymagania dla systemu zarządzania jakością. Zapytaj o najbliższy termin lub inne interesujące cię szkolenie.
Jeśli artykuł Cię zainteresował, zapisz się do newslettera!
Dziękuję za Twoją obecność.
Dla osób chcących dowiedzieć się więcej:
IATF 16949:2016, Wymagania wobec systemów zarządzania jakością w produkcji seryjnej oraz produkcji części zamiennych w przemyśle motoryzacyjnym, wydanie 1, 2016
Wszystkie treści zawarte na stronie qualitywise.pl są prywatną interpretacją ogólnie dostępnych informacji. Jakakolwiek zbieżność opisanych sytuacji z osobami, organizacjami, firmami jest przypadkowa. Treści przedstawione na stronie qualitywise.pl nie prezentują poglądów jakichkolwiek firm czy też instytucji.