Organizacje certyfikowane na zgodność z ISO 9001 na pewno znają bardzo dobrze wymagania punktu 7.5 „Udokumentowane informacje”. Stanowi on bowiem kwintesencję wymagań dotyczących zarządzania dokumentacją. Natomiast organizacje certyfikowane na zgodność ze standardem IATF 16949 dodatkowo muszą spełnić rozszerzone wymagania wspomnianego punktu.
Co to jest udokumentowana informacja?
Udokumentowana informacja to informacja, czyli jej treść oraz jej nośnik np. papierowy czy elektroniczny.
Udokumentowane informacje – wymagania w systemie zarządzania jakością
Certyfikowany systemie zarządzania jakością musi zawierać udokumentowane informacje wymagane przez ISO 9001 oraz IATF 16949. Oto kilka najważniejszych wymagań zebranych z wymagań tych dwóch dokumentów:
- udokumentowane informacje w systemie to takie, które organizacja uznała za niezbędne dla jego skuteczności.
- powinna mieć odpowiednią identyfikację, opis, format i nośnik.
- musi zostać przejrzana i zatwierdzona pod kątem przydatności i adekwatności (także podczas jej zmian).
- należy ją kontrolować, aby była dostępna do użytku, gdy jest potrzebna.
- powinna być zabezpieczona, aby zachować np. poufność czy integralności.
- organizacja powinna ustanowić metody dystrybucji, dostępu, pobierania i korzystania z dokumentacji oraz przechowywania.
Dokumentacja SZJ ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania organizacji. Może to przybrać formę procedur, diagramów przepływu procesów, opisu procesów, planów kontroli, instrukcji pracy itp. Podczas tworzenia tych dokumentów ważne jest, aby zidentyfikować i kontrolować dokument. Ma to zapewnić jego adekwatność i użyteczność. Natomiast sposób kontroli zależy od organizacji.
Udokumentowane informacje w IATF 16949
Norma ISO 9001 w zakresie zarządzania dokumentacją rozwija IATF 16949 o następujące punkty:
7.5.1.1 Dokumentacja systemu zarządzania jakością – znajdziemy tu m.in. obowiązek posiadania księgi jakości,
7.5.3.2.1 Przechowywanie zapisów – wymaganie m.in. polityki przechowywania zapisów,
7.5.3.2.2 Dokumentacja techniczna – tu będzie m.in. o zarządzaniu zmianami w takich typach dokumentów jak standardy czy specyfikacje techniczne klienta.
Udokumentowane informacje -wskazówki
- określ, gdzie dokument ma się znajdować,
- przeszkól personel w zakresie jego używania,
- uwzględnij nowe procedury lub instrukcje w standardowym szkoleniu na to stanowisku pracy,
- ustal, czy instrukcje są adekwatne i skuteczne,
- czy udokumentowane informacje są dostępne, zapewnij czytelność i kompletność każdej kontrolowanej kopii,
- jak zabezpieczasz nieaktualne udokumentowane informacje,
- czy dostępna jest tylko aktualna wersja dokumentu.
Zarządzanie udokumentowanymi informacjami nie jest czymś, co robisz, aby przejść audyt. Jest to działanie systemowe, którego celem jest zwiększenie wartości organizacji poprzez pomoc w standaryzacji i kontroli procesów biznesowych. Dlatego jako system musi być zaplanowany, zbudowany i używany strategicznie jako niezbędny element SZJ. W przeciwnym razie nie przyniesie zamierzonej wartości.
Pobierz listę udokumentowanych informacji w IATF 16949:2016
Specjalnie dla ciebie zebrałam udokumentowane informacje w kompletną listę, którą możesz pobrać pod tym artykułem.
Mam nadzieję, że artykuł Cię zainteresował.
Dziękuję za Twoją obecność.
dr inż. Agata Lewkowska
PS. Jeśli mogę Ci jakoś pomóc w kwestiach zarządzania jakością, zapraszam do kontaktu. Możesz też dołączyć do mojej grupy na Facebooku: ISO 9001 & IATF 16949 QualityWise Group.
Dla osób chcących dowiedzieć się więcej:
Wytyczne do certyfikacji na zgodność ze standardem IATF 16949. Zasady uzyskania i utrzymania uprawnień IATF, wydanie 5, 1 listopada 2016
IATF 16949:2016, Wymagania wobec systemów zarządzania jakością w produkcji seryjnej oraz produkcji części zamiennych w przemyśle motoryzacyjnym, wydanie 1, 2016
Wszystkie treści zawarte na stronie qualitywise.pl są prywatną interpretacją ogólnie dostępnych informacji. Jakakolwiek zbieżność opisanych sytuacji z osobami, organizacjami, firmami jest przypadkowa. Treści przedstawione na stronie qualitywise.pl nie prezentują poglądów jakichkolwiek firm czy też instytucji.
