Jak przygotować się do audytu? – Pytanie do audytora trzeciej strony IATF

Motoryzacja jest wymagającą branżą: należy zapewnić „wysoką” jakość produktów przy ich terminowej dostawie będąc ukierunkowanym na ciągłe doskonalenie oraz minimalizację błędów i strat w całym łańcuchu dostaw. Wszystko po to, by zapewnić wysoką konkurencyjność. Dlatego organizacje skupione w motoryzacyjnym łańcuchu dostaw są zobowiązane do certyfikacji swojego systemu zarządzania jakością na zgodność z wymaganiami IATF 16949. Ze względu na bardzo dużo wymagań obligatoryjnych do wdrożenia audyt IATF nie jest łatwy. Może on być także bardzo stresującym wydarzeniem dla organizacji. W związku z powyższym zaprosiłam do udzielenia wywiadu pięciu audytor IATF z różnych jednostek certyfikujących oraz z różnych krajów. Dziś odpowiedzą nam na pytanie Jak przygotować się do audytu?

Poznajmy zatem odpowiedzi na pytanie 1:

Jak przygotować się do audytu?

Zapraszam Cię do zapoznania się z odpowiedziami udzielonymi przez moich gości. Każdy z nich jest wyjątkowym ekspertem z bardzo dużym doświadczeniem zawodowym i audytorskim w branży motoryzacyjnej.

Kolejność ich prezentacji jest zupełnie przypadkowa.

To jest coś, co często robię, oczywiście nie jako audytor, ale jako wsparcie dla firm i zawsze radzę: pokaż, co robisz! Niczego nie przygotowuj, po prostu wykonuj swoją pracę i pokaż to. Oczywiście możemy przygotować plan działania, możemy dokonać podwójnej kontroli, ale standard IATF mówi nam również, aby „mierzyć i poprawić”. Jeśli masz zamiar „przygotować” się do audytu w 1 tydzień to, co powinieneś robić przez rok, to nie tylko nie ma to żadnego sensu, ale także będzie to ogromny stres. „Dobry” audytor” z pewnością będzie zadawać dociekliwe pytania.

Więc podsumowując, zachowaj swoją normalną pracę, „nie wymyślaj”, po prostu pokaż, co masz. Jeśli są niezgodności, rozwiąż je i zamknij w odpowiedni sposób.

Cóż, myślę, że jedynym argumentem, który organizacje powinny zrozumieć, jest to, że przemysł motoryzacyjny dotyczy pieniędzy. Wszystkie wymagania IATF 16949 i klientów mają na celu zapewnienie terminowej, ilościowej dostawy o akceptowalnej jakości przy jak najmniejszej ilości odpadów. Jeśli to zrozumiesz, zbudujesz system zarządzania, który pomoże Twojej organizacji działać skutecznie i wydajnie zamiast systemu Potiomkinowskiego, który nawet jeśli jest certyfikowany, powoduje więcej problemów niż korzyści.

Widzę kilka rzeczy, które organizacja musi zrobić, przygotowując się do regularnego zaplanowanego audytu IATF:

• Zidentyfikuj kluczowy personel w swojej organizacji, który musi być dostępny podczas audytu
• Zidentyfikuj kluczowy personel, który musi być w gotowości (aby odpowiedzieć na pytania audytora, jeśli to konieczne)
• Przekaż wszystkim w organizacji harmonogram audytu
• Komunikuj wszystkim, co należy zrobić, gdy audytor przyjedzie do ciebie i jak odpowiadać na pytania. „Nie wiem” może też być poprawną odpowiedzią na pytanie.
• Potwierdź (być może ponownie przeaudytuj) działania korygujące, które zostały wdrożone z powodu niezgodności stwierdzonych podczas poprzedniego audytu
• Zapewnij spokojne miejsce do pracy dla audytora lub zespołu audytowego z dostępem do internetu
• Upewnij się, że jest kawa, kawa, kawa i woda. (bez pączków proszę).

Nie ma potrzeby przygotowywać się do audytu zewnętrznego, jeśli Twoja organizacja prawidłowo prowadzi system przez cały rok. (Więcej energii i elastyczności jest wtedy przed audytem zewnętrznym.)

Najważniejsze jest to, aby mieć : dobrych audytorów wewnętrznych, dobre planowanie audytu wewnętrznego i rzeczywiste systematyczne rozwiązywanie problemów, ponieważ będzie to skutecznie wspierać system.

Kiedy przygotowywałem się do roli audytora w motoryzacji, nie istniała ta genialna seria filmów przygotowana przez Agatę i Paula Hardimana*. Mogłaby ona być dużą pomocą dla wszystkich szkolących się audytorów. Bardzo ważne jest również przestudiowanie wszystkich wymagań standardu IATF słowo po słowie.

*Seria filmów „Jak audytować w branży motoryzacyjnej” opublikowana na kanale YouTube QualityWise (red.). Możesz ją zobaczyć tutaj.

Moja rada dla osób, które chcą przygotować się do audytu strony trzeciej IATF to:

a) poszerzyć swoją wiedzę techniczną w zakresie projektowania, rozwoju i wytwarzania produktów,

b) opanowanie wymagań systemu zarządzania jakością,

c) opanowanie kluczowych narzędzi jakości z podejściem produktowym.

Obejrzyj także zaproszenie do wywiadów video z moimi gośćmi, które będą publikowane na kanale QualityWise na YouTube:

Jeśli artykuł Cię zainteresował, zapisz się do newslettera!

Mam nadzieję, że artykuł Cię zainteresował.

Dziękuję za Twoją obecność.

dr inż. Agata Lewkowska

PS. Jeśli mogę Ci jakoś pomóc w kwestiach zarządzania jakością, zapraszam do kontaktu. Możesz też dołączyć do mojej grupy na Facebooku: ISO 9001 & IATF 16949 QualityWise Group.

Dla osób chcących dowiedzieć się więcej:

IATF 16949:2016, Wymagania wobec systemów zarządzania jakością w produkcji seryjnej oraz produkcji części zamiennych w przemyśle motoryzacyjnym, wydanie 1, 2016

Rules for Achieving IATF Recognition, 5th Edition, November 1, 2016

Wszystkie treści zawarte na stronie qualitywise.pl są prywatną interpretacją ogólnie dostępnych informacji. Jakakolwiek zbieżność opisanych sytuacji z osobami, organizacjami, firmami jest przypadkowa. Treści przedstawione na stronie qualitywise.pl nie prezentują poglądów jakichkolwiek firm czy też instytucji.