Jest jedna rzecz, która zawsze się wydarzy i jest nią… zmiana! Oczekujesz „normalnego” dnia i nagle dzieje się coś, co sprawia, że zmieniasz kierunek… zmieniasz to, co masz do zrobienia, a czasem całkowicie rezygnujesz z tego, co zaplanowałeś tego dnia! W świecie produkcji zmiana jest stałą, która wpływa na wyniki firmy, a my musimy być w stanie planować, wdrażać, monitorować i przeglądać, aby mieć pewność, że osiągnięto bezpieczeństwo, jakość i skuteczność działań! Firmy posiadające skuteczne zarządzanie zmianami są najbardziej zaangażowane w przestrzeganie standardów ISO 9001 i IATF 16949. Posiadają też zasoby do zarządzania zmianami: planowanymi i nieplanowanymi.
Zmiana – co to jest??
Jako czasownik zmianę można zdefiniować jako
„uczynić (kogoś lub coś) innym; zmieniać lub modyfikować”.
lub jako rzeczownik :
„akt lub proces, dzięki któremu coś staje się inne”.
W branży motoryzacyjnej zmiany zachodzą nieustannie. Producenci samochodów nieustannie pracują nad udoskonalonymi produktami i innowacjami, aby móc „wyprzedzić konkurencję” i konkurować o udział w rynku.
Kiedy powstaje pomysł, należy go przestudiować, poddać przeglądowi i zarządzać nim przed pełnym wdrożeniem. Ile razy widziałeś, jak słabo przemyślany pomysł poszedł źle i kosztował czas, pieniądze lub reputację?
Jakie są typy zmian?
Typ strategiczny
Ten typ zmian koncentruje się wokół potrzeb organizacji, aby móc osiągać cele, reagować na zmiany kierunkowe rynku lub postępować zgodnie z analizą typu mocnych, słabych stron, szans i zagrożeń (SWOT). Najwyższe kierownictwo zazwyczaj opracowuje go wspólnie ze swoim zespołem kierowniczym.
Typ proceduralny
Tego typu zmiana wpływa na sposób, w jaki wykonujemy naszą pracę, koncentruje się wokół sposobu, w jaki zarządzamy zadaniem jako jednostka, zespół czy dział.
Typ produktowy
Ten rodzaj zmiany polega na zmianie materiału, wyglądu, funkcji lub kształtu.
Zarządzanie zmianami a krzywa zmian
Kiedy rozpoczynana jest jakakolwiek inicjatywa zmiany, emocje mogą wzrosnąć. My, ludzie, w większości nie lubimy zmian. Wolimy nasze rutyny; wszystko, co może to zakłócić, może mieć na nas wpływ emocjonalny. Ważne jest, aby zastanowić się, w jaki sposób komunikowana jest zmiana i kto jest zaangażowany w jej rozwój. Naiwnością byłoby sądzić, że jedynie zmiany strategiczne i proceduralne mogą wywołać w nas emocje, to samo można powiedzieć o zmianach w produkcie.
Krzywa zmiany Küblera-Rossa przedstawia nasze emocje w miarę upływu czasu, gdy przetwarzamy zmiany, nasze zaangażowanie i produktywność spadają, zanim ostatecznie odzyskamy siły.
Zarządzanie zmianami jako proces
IATF 16949 w punkcie 8.5.6.1. dla branży motoryzacyjnej wymaga ustanowienia udokumentowanego procesu nadzorowania i reagowania na zmiany wpływające na realizację wyrobu.
Poniżej przedstawiamy przykład procesu zarządzania zmianą dla produktu.
Propozycja zmiany rozpoczyna ten proces. Zmiany mogą być wprowadzane przez: organizację, klienta lub każdego z dostawców.
Ważne jest, aby zwięźle określić, na czym polega zmiana i dlaczego należy ją zainicjować. Dobrą techniką jest zastosowanie podejścia „przed i po”, aby zilustrować obecny stan (przed) i jak produkt będzie wyglądał po.)
Zarządzanie zmianami a przegląd multidyscyplinarny
Wiele zmian nie jest skutecznych, ponieważ nie są sprawdzane przez zespół multidyscyplinarny w organizacji.
Pytania, które należy rozważyć podczas przeglądu zmiany to:
Jaki problem zmiana rozwiązuje?
Jak pilnie należy zmianę rozpatrzyć?
Czy dotychczasowe komponenty są zgodne ze specyfikacją?
Kto dokona zmiany (wewnętrznie czy dostawca)?
Zarządzanie zmianami – Wskazówki dotyczące wdrażania
1. Zaangażuj interesariuszy wg ISO 9001, punkt 8.3.3 Dane wejściowe dotyczące projektowania i rozwoju mówi, że organizacja powinna określić następujące wymagania:
- wymagania funkcjonalne i dotyczące parametrów;
- informacje wynikające z poprzednich, podobnych działań dotyczących projektowania i rozwoju;
- wymagania prawne i regulacyjne;
- normy lub kodeksy postępowania, które w organizacji trzeba wdrożyć;
- potencjalne skutki niepowodzenia wynikające z charakteru wyrobów i usług
Dlatego należy upewnić się, że zmiany są przeglądane przy udziale odpowiednich działów, aby uwzględnić wszystkie mające zastosowanie wymagania na początku procesu przeglądu zmian.
2. Zaangażuj interesariuszy wg ISO 9001, punkt 8.3.6 Projektowanie i rozwój mówi, że organizacja powinna identyfikować, przeglądać i kontrolować zmiany.
- co jest do zrobienia;
- jakie zasoby są potrzebne;
- kto będzie odpowiedzialny;
- kiedy zmiana zostanie ukończona;
- jak należy ocenić wyniki;
- jakie działania zostały podjęte, aby ograniczyć ryzyko i niekorzystne skutki zmiany.
Organizacja powinna przechowywać udokumentowane informacje odnośnie realizacji powyższych punków.
3. Kontroluj zmianę: ISO 9001, punkt 8.5.6 Nadzór nad zmianami stanowi, że organizacja powinna:
- przeglądać zmiany i je nadzorować w produkcji i dostarczaniu usługi;
- przechowywać udokumentowane informacje opisujące wyniki przeglądu zmian, osoby zatwierdzające zmiany oraz wszelkie niezbędne działania podjęte w wyniku przeglądu.
Jeżeli zmiana nie jest w pełni skuteczna, może być wymagane podejście CAPA, aby zapobiec problemom.
Zarządzanie zmianami w IATF 16949:2016
W motoryzacji ważne jest, aby zrozumieć powiązanie pomiędzy zarządzaniem zmianami a standardem IATF 16949:2016.
8.3.6.1 Zmiany w projektowaniu i rozwoju – uzupełnienie
W punkcie 8.3.6.1 jest mowa o ocenie zmian ze względu na ich wpływ na:
- dopasowanie,
- formę,
- funkcje,
- osiągi i/lub wytrzymałość.
Zmiany te powinny być walidowane w odniesieniu do wymagań klienta i wewnętrznie zatwierdzane przed wdrożeniem do produkcji. Natomiast pamiętajmy, że nie wolno niczego wdrożyć bez uzyskania od klienta udokumentowanego zatwierdzenia lub udokumentowanej zgody na odstępstwo.
Uwaga: znajdziemy tu też wzmiankę dla produktów z wbudowanym oprogramowaniem: poziom zmiany oprogramowania oraz sprzętu – hardware musi być udokumentowana.
8.5.6.1 Nadzór nad zmianami – uzupełnienie
Z kolei wspomniany punkt 8.5.6.1 określa, że organizacja powinna:
- zdefiniować działania związane z weryfikacją i walidacją dla zapewnienia
- zgodności z wymaganiami klienta;
- walidować zmiany przed ich wdrożeniem;
- dokumentować dowody związane z analizą ryzyka;
- przechowywać zapisy dotyczące weryfikacji i walidacji.
IATF zaleca przeprowadzenie próby produkcyjnej, niezbędnej do weryfikacji zmian, w celu oceny ich wpływu na proces wytwarzania.
Jeżeli natomiast klient tego od nas wymaga, to organizacja powinna:
- informować go o każdej planowanej zmianie w realizacji wyrobu od ostatniego jego zatwierdzenia;
- uzyskać udokumentowane zatwierdzenie klienta przed wdrożeniem zmiany – i tu pojawia się powiązanie z procesem zatwierdzania wyrobu;
- spełnić dodatkowe wymagania dotyczące weryfikacji lub identyfikacji, takie jak próba produkcyjna i walidacja nowego wyrobu.
4.4.1.2. Bezpieczeństwo wyrobu
W IATF 16949 mamy też wymaganie dla odpowiedniego zarządzania zmiana dla produktów powiązanych z bezpieczeństwem w punkcie 4.4.1.2. Alu tutaj już zapraszamy Was do samodzielnego zgłębienia tematu.
Podsumujmy!
Przeglądanie propozycji zmian pod kątem funkcji, potwierdzanie wszystkich specyfikacji i wymagań oraz „spoglądanie wstecz” na podobne projekty może zapobiec niekorzystnemu wpływowi na procesy produkcyjne i klientów.
Wszystkie propozycje zmian muszą zostać przeanalizowane, aby zrozumieć, czy zmiana jest potrzebna, spełnia cele w zakresie bezpieczeństwa i jakości oraz nie powoduje nadmiernych kosztów. Wiele firm ma trudności z efektywnym zarządzaniem zmianami, co prowadzi do niskiej jakości wyników w produkcji. Mamy nadzieję, że dzięki temu artykułowi unikniesz tego w swojej organizacji.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Zapraszamy na szkolenie IATF 16949:2016 wraz z ISO 9001:2015 organizowane przez Qualitywise, gdzie w szczegółach poznasz wszystkie wymagania dla systemu zarządzania jakoscią. Zapytaj o najbliższy termin lub inne interesujące cię szkolenie.
Jeśli artykuł Cię zainteresował, zapisz się do newslettera!
Dziękuję za Twoją obecność.
Dla osób chcących dowiedzieć się więcej:
IATF 16949:2016, Wymagania wobec systemów zarządzania jakością w produkcji seryjnej oraz produkcji części zamiennych w przemyśle motoryzacyjnym, wydanie 1, 2016
Wszystkie treści zawarte na stronie qualitywise.pl są prywatną interpretacją ogólnie dostępnych informacji. Jakakolwiek zbieżność opisanych sytuacji z osobami, organizacjami, firmami jest przypadkowa. Treści przedstawione na stronie qualitywise.pl nie prezentują poglądów jakichkolwiek firm czy też instytucji.